Hiện nay, xu hướng tìm kiếm các từ khóa "hội nghị trực tuyến chính phủ", "hội nghị trực tuyến toàn quốc, "hội nghị trực tuyến nghị quyết trung ương 7"... ngày càng trở nên phổ biến trên công cụ tìm kiếm Google. Vậy phải chăng công nghệ họp trực tuyến qua internet đang dần được áp dụng trong các hoạt động của cơ quan nhà nước Việt Nam? 

Đúng vậy! Thực tế, vài năm trở lại đây, các cơ quan, tổ chức nhà nước, chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chương trình cải cách hành chính gắn với việc triển khai ứng dụng CNTT vào quy trình tái cơ cấu, phát triển dịch vụ công, các hoạt động hành chính... Hầu hết các cuộc họp thường niên về nghị quyết trung ương, an toàn giao thông, y tế...đều sử dụng công nghệ hội nghị trực tuyến nhằm giảm bớt chi phí tổ chức, thời gian đi lại.

Giải pháp nghị trực tuyến (video conference) là gì?

Khác với các công cụ trao đổi thông tin khác như điện thoại, fax,… Hội nghị trực tuyến là công nghệ cho phép người tham gia nói chuyện với nhau thông qua hình ảnh và âm thanh một cách trực quan. Hệ thống đơn điểm, đa điểm cho phép thông tin và truyền thoại, dữ liệu và hình ảnh từ nhiều địa điểm cách xa nhau về mặt địa lý. 

Thường thì một giải pháp phần cứng bao gồm một hoặc nhiều camera (có chức năng pan-tilt-zoom), codec, remote, màn hình hiển thị. Chất lượng âm thanh và hình ảnh cũng tốt hơn rất nhiều so với các giải pháp hội nghị truyền hình bằng phần mềm. Nếu có nhiều bên tham dự phải cần trang bị thêm một thiết bị điều khiển đa điểm (MCU - Multipoint Control Unit) nhằm phân bố hình ảnh, thoại và dữ liệu cho nhiều người sử dụng. MCU tạo nên các phòng hội nghị ảo trong mạng mà trong đó người sử dụng từ các địa điểm khác nhau có thể kết nối và tham gia hội nghị trực tiếp như đang trong cùng một phòng họp.

Vai trò của giải pháp hội nghị trực tuyến trong các hoạt động của chính phủ

Hợp tác và đào tạo giữa các phòng ban: Công cụ trực tuyến giúp tối ưu hóa truyền thông, hợp tác và đào tạo từ xa cùng lúc nhiều cơ quan, đơn vị  trên khắp các vùng địa lý. Vì là chia sẻ mặt đối mặt nên sẽ cải thiện năng suất và giảm thiểu sai lệch thông tin.

Quản lý khẩn cấp: Các tổ chức có thể phản ứng nhanh chóng các tình huống khẩn cấp và chia sẻ thông tin chi tiết, chẳng hạn như bản đồ, biểu đồ, sơ đồ xây dựng, hình ảnh vệ tinh, cảnh quay camera giám sát, bản ghi âm với các quan chức chính phủ ở các phòng tình huống hoặc các trung tâm chỉ huy và kiểm soát.

Cải thiện dịch vụ Công dân: Hệ thống cho phép cơ quan chính phủ cải thiện dịch vụ cho công dân thông qua các cuộc gọi, tư vấn và hỗ trợ dịch vụ hiệu quả trên nhiều thiết bị di động bao gồm: smartphone, tablet, laptop…Qua đó có thể tiếp cận công dân ở vùng sâu vùng xa, tăng cường sự tham gia và sự hài lòng của công dân.

Cải thiện dịch vụ Tư pháp: Ứng dụng cho các dịch vụ tư pháp, bao gồm tòa án, sửa chữa, quản chế, tạm tha và thực thi pháp luật. Các giải pháp này tạo ra lợi ích lớn bằng cách giảm thời gian cần thiết để xử lý các trường hợp và bằng cách giảm chi phí và rủi ro liên quan đến việc vận chuyển người phạm tội và tù nhân giữa các cơ sở. Các cuộc phỏng vấn nhân chứng có thể diễn ra từ xa. Trẻ em và gia đình có thể cung cấp lời khai từ một môi trường an toàn.

Nâng cao an ninh quốc gia: Video conference giúp truyền trực tiếp các thông tin liên lạc khẩn cấp chính xác, bảo mật thông tin an toàn cho các nhiệm vụ quân sự. Vì chia sẻ trong thời gian thực nên cải thiện thời gian phản hồi và ra quyết định.

.Lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến đa điểm (13 điểm cầu) cho Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh Hải Dương là một trong những dự án tiêu biểu trong khối Chính Phủ. 

1. Yêu cầu được đặt ra:

-    Xây dựng giải pháp 13 điểm cầu trong đó bao gồm:
     * 01 điểm cầu chính tại trung tâm
     * 13 điểm cầu tại các chi nhánh
-    Độ phân giải hình ảnh chuẩn HD.
-    Đảm bảo tín hiệu hình ảnh âm thanh tốt, ổn định, không bị giật, bị nhiễu hình …
-    Cho phép trình chiếu từ máy tính truyền đi tất cả các điểm để thực hiện đào tạo, báo cáo công việc …
-    Tích hợp được khả năng lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: Bao gồm hình ảnh, âm thanh và toàn bộ chia sẽ dữ liệu từ máy tính.
-    Hệ thống có khả năng kết nối với thiết bị di động như laptop, điện thoại, máy tính bảng để lãnh đạo đi bên ngoài có thể tham dự được cuộc họp.
-    Hệ thống sau này có khả năng mở rộng được.
-    Hệ thống dễ dàng vận hành cho người sử dụng.

2. Mô hình hội nghị trực tuyến đa điểm 

3. Thiết bị đề xuất

- Tại điểm trung tâm: 01 Bộ thiết bị điều khiển đa điểm MCU Orion, 01 bộ AVer EVC130P

- Tại các điểm nhánh: 12 bộ AVer EVC130P